Realaizer-case: Mittavan toimitilamuutoksen hallinta Realaizerin avulla

Oulun alueella kymmenien eri alojen ammatillista koulutusta järjestävä OSAO-koulutuskuntayhtymä on mittavan toimitilamuutoksen edessä. Haahtelan strategisen konsultoinnin ja Realaizer-simulaatiomallin avulla projekti johdetaan tehokkaasti tavoitteisiin.

OSAO:lla oli projektin alkaessa useita eri toimipisteitä Oulun alueella. Oli tunnistettu, että tiloja on liikaa, osa tiloista oli huonossa kunnossa, osa ei palvellut tarkoitustaan ja osa oli vuokrattu jo ulos. Haahtelan tullessa mukaan projektiin, oli jo määritetty, että kaikki toiminta pyritään keskittämään yhteen toimipisteeseen, jolloin myös on tarvetta rakentaa uutta ja korjata nykyisiä tiloja vastaamaan nykyisiä ja tulevia käyttötarpeita. Kokonaisuudessaan kyseessä on mittava toimitilamuutos. 

Toimitilamuutoksen pohjana tilojen käytön tarkastelu

Haahtelan konsultointitiimi aloitti tarveselvityksen järjestämällä henkilöstölle kymmeniä työpajoja, joissa yhdessä pohdittiin tilatarvetta ja erityisesti opetuksen tämän päivän tarpeita. Kun tilatarve oli yhdessä saatu määritettyä, teimme Realaizer-ohjelmistolla tarkemman simulaatiomallinnuksen. Realaizerin avulla saatiin selville, minkälaisia tiloja tarvitaan, kuinka paljon, ja minkä kokoisia niiden on oltava. Saatiin myös arvio siitä, minkälaisia käyttöasteita kullekin tilalle voisi syntyä.

Realaizerin ensimmäisen mallinnuksen tulosta arvioitiin yhdessä asiakkaan kanssa. Vertailemalla mallinnustulosta hankkeelle asetettuihin reunaehtoihin ja tavoitteisiin tunnistettiin mm. joillekin koulutusaloille määritellyt liian suuret tilat sekä toisaalta potentiaali kehittää toisten alojen tiloja. Suunnittelussa huomioitiin siis myös koulutuksen tulevaisuuden strategiset tarpeet. Lisäksi Realaizerin avulla tarkasteltiin tiloille mallinnettuja käyttöasteita vertaamalla tilojen laajuuksia suhteessa niiden käyttäjämääriin.

Näin pääsimme tekemään Realaizerilla lopullisen simulaation, jonka lopputulemana oli pienempi ja tehokkaampi tilamitoitus, mitä alun perin tavoiteltiin.

Toteutuksen simulointi Realaizerilla

Tavoitteet täyttävän tilamitoituksen jälkeen simuloitiin Realaizerin avulla varsinaista toteutusta. Hanke oli vaiheistettava, koska OSAO:n toiminnan tuli jatkua myös muutosten aikana. Lisäksi haluttiin huomioida aikataululliset paineet, eli se, millä toiminnoilla oli suurin tarve saada uusia tiloja käyttöön. Eri toimintojen synergiat tilojen käytössä oli myös tärkeä osa hanketta. Realaizerin avulla arvioitiin kunkin vaihtoehdon toteuttamisen alustavat kustannukset.

Pitkän ja vaativan projektin yhtenä onnistumisen edellytyksenä oli hankkeen tilaajan vahva tavoitetila sekä tahto ja energia osallistua aktiivisesti prosessiin.

OSAO:n kiinteistöjohtaja kertoo: ”Aikaisempaan kokemukseemme verrattuna Realaizerin avulla hankehallinta helpottui erityisesti tarveselvityksen läpiviennissä. Tarveselvityksessä oli suunnitelmallinen toimintamalli ja kohtuullinen määrä haastatteluja henkilöstölle. Realaizerin vaihtoehtoiset skenaariot sekä niiden vertailu auttoivat tavoitteiden selkiytymiseen ja lopputuloksen tarkentumiseen, kun toimintaympäristö oli muuttunut. Realaizer toi tukea päätöksen tekoa varten, auttoi oikea-aikaisessa tiedottamisessa ja oikeiden henkilöiden osallistamisessa hankkeeseen. Kaikki dokumentit ja materiaalit olivat selkeitä.”

Ratkaisumahdollisuudet, joita löydettiin Realaizerin avulla

• Toiminnan ehdoilla mitoitettu ja kehitetty tilatarve: tehokkaampi tilamitoitus lähtötilanteeseen verrattuna.
• Osalle toimintoja määritellyt liian suuret tilat sekä taas toisaalta potentiaali kehittää toisten toimintojen tiloja.
• Eri toimintojen synergiat tilojen käytössä.
• Tavoitteiden ja reunaehtojen puitteissa toteutettavissa oleva hanke.

Realaizerin vaihtoehtoiset skenaariot sekä niiden vertailu auttoi tavoitteiden selkiytymiseen ja lopputuloksen tarkentamiseen, kun toimintaympäristö oli muuttunut. Realaizer toi tukea päätöksen tekoa varten. – Osao kiinteistöjohtaja