Miten määritellä tilat strategisesti?
Ari Pennanen | Tutustu kirjoittajaan
Kirjoittaja on tekniikan tohtori, joka on käynyt luennoimassa mm. Yhdysvalloissa Berkleyssä, Standfordissa ja MIT:ssä. Haahtelalla hän vastaa muun muassa simulaatiomallinnuksen systeemisuunnittelusta osana ohjelmiston tuotekehitystä. Lisäksi hän toimii Aalto-yliopiston työelämäprofessorina.
Strateginen tilamitoitus määrittelee hankkeen osapuolille yhteisen kielen
Rakennushankkeeseen investoinnin taustalla on aina odotus tulevasta hyödystä. Hankkeen tilaaja ja käyttäjät odottavat, että tulevat tilat palvelevat heidän toimintojaan. Oli kyse sitten hyvän ja nopean hoidon tarjoamisesta potilaille, koululaisten opettamisesta laadukkaasti tai kaupallisten toimintojen järkevästä tilankäytöstä ja vuokranmäärästä.
Rakennusala puolestaan odottaa tilaajalta, että tämä pystyy kääntämään odotuksensa tiloista konkreettisiksi tavoitteiksi rakentajille ymmärrettävällä kielellä. Harva tilaaja kuitenkaan pystyy tähän. Näin odotusta tulevasta hyödystä ei onnistuta kuvaamaan kaikille rakennusalan osapuolille ymmärrettävällä tavalla. Yhteistä kuvaelmaa tarvittaisiin kuitenkin siksi, että hankkeen eri osapuolet pystyisivät sitoutumaan heidän ymmärtämällään ammattikielellä ilmaistuihin tavoitteisiin. Jos yhteistä visiota hankkeesta ei ole tai sitä ei ymmärretä, niin hankkeet tuppaavat menemään pahasti pieleen.
Rakennusala odottaa tilaajalta tämän pystyvän kääntämään odotuksensa tiloista konkreettisiksi tavoitteiksi.
Yhteisen kielen merkitystä kuvaa hyvin tilanne, jossa kysyn sairaalahankkeeseen osallistuvalta lääkäriltä, otetaanko teräs- vai betonipilarit. Tähän hän vastaa, ettei tykkää pilareista, koska ne ovat aina tiellä. Jos taas päätän painostaa häntä vielä lisää kysymällä, haluatko 55 vai 60 neliön kokoisen leikkaussalin, hän vastaa, että mitä isompi, sen parempi, mutta nyt täytyy kiirehtiä potilaan luo. Tämän tiedon valossa konkreettisten tilatavoitteiden määrittely on vielä hyvin vaikeaa.
Jos sen sijaan lähestyn lääkäriä kysymällä, millaisia leikkauksia hän suorittaa, paljonko potilaita hän tapaa viikossa, kauanko eri operaatiot kestävät ja keitä leikkauspöydän ympärillä työskentelee, lääkäri innostuu kuvaamaan työtään ja toimintansa edellytyksiä. Toiminnan edellytyksillä ja tavoitteilla pystyn määrittämään leikkaussalien luonteen ja lukumäärän, eli kääntämään tiedon käyttäjän toiminnasta ja odotuksista suunnittelijoiden ymmärtämälle kielelle – toiminnoista tavoitelluiksi tiloiksi. Suunnittelijat taas muuttavat tämän tiedon toiminnasta ja tiloista urakoitsijoiden käyttämälle kielelle – täsmällisiksi rakennusosiksi.
Jos kysyn sairaalahankkeessa lääkäriltä, otetaanko teräs- vai betonipilarit, hän vastaa, ettei tykkää pilareista, koska ne ovat aina tiellä.
Tilaaja määrittää rakennushankkeen hinnan
Rakennushankkeen lähtökohtana on, että asiakas (tilaaja ja käyttäjä) määrittää, mitä haluaa. Siksi rakennusala olettaa, että tilaaja pystyy kääntämään odotuksensa hyödystä rakennusalan kielelle. Tämä edellyttää taas tilaajalta sitä, että hän osaa kääntää toimintonsa tiloiksi ja rakennusosiksi, mutta harvalla tilaajalla on ylimääräisiä resursseja tai ammattilaisia tähän.
Tilanne johtaa usein siihen, että tilaajan palkkaamat arkkitehdit ja suunnittelijat pyrkivät auttamaan tilaajaa asiassa parhaansa mukaan. Totuus on kuitenkin se, että tilaajan on määritettävä, paljonko on valmis investoimaan haluamastaan. Siksi suunnitelmista saadun kustannuspalautteen perusteella tilaaja joutuukin usein toteamaan, että vaikka suunnitelmat palvelisivatkin odotusta tulevasta hyödystä, sen hintalappu muodostuu liian kalliiksi. Ja näin on aika palata lähtöruutuun.
Rakennushankkeen kustannus ei siis ole se, mitä rakennus maksaa vaan se, mitä tilaaja haluaa maksaa. Jos tilaajan halu ja investoinnin määrä eivät kohtaa, toiminnallista konseptia tulee kehittää niin, että ne jossain vaiheessa kohtaavat. Aikaa saattaa kulua kuukausia – jopa vuosia – kun arkkitehti ja suunnittelijat yrittävät näin kääntää tilaajan tavoitteita tiloiksi ja kustannuksiksi siten, että hanke palvelisi mahdollisimman hyvin tilaajan odotuksia.
Toiminnallista konseptia tulee kehittää niin, että tilaajan halu ja investoinnin määrä kohtaavat. Aikaa tähän saattaa kuitenkin kulua kuukausia – jopa vuosia.
Miten määritellä tilat strategisesti? Haahtelan Realaizer kääntää tilaajan strategian alalle sopivaan muotoon
Mutta mitä jos yhtä ja samaa rakennushanketta voitaisiin tarkastella samanaikaisesti useasta eri näkökulmasta ja hankkeen usealla eri osapuolten kielellä, jo ennen ensimmäistäkään suunnitelmaa? Mitä jos olisikin olemassa rakennusalan oma ”Google Translator” – eli ohjelma, jossa eri kieltä keskenään puhuvat hankkeen osapuolet voisivat osallistua keskusteluun ja tulla ymmärretyksi? Alusta, jossa eri osapuolten tapa määritellä hanke kääntyisi luontevasti toiminnasta tiloihin ja tilaominaisuuksiin, ja edelleen täsmällisiksi rakennus- ja tuotanto-osiksi.
Mitä jos olisikin olemassa rakennusalan oma Google Translator – eli ohjelma, jossa eri ”kieltä” keskenään puhuvat osapuolet voisivat tulla ymmärretyksi?
Esimerkiksi näin: hankkeen tilaaja odottaa, että rakennuksessa suoritetaan tietty määrän avoleikkauksia viikossa ja on valmis maksamaan tästä tietyn summan. Ohjelma kääntäisi tämän tilaajan tarpeen ensin tiloiksi ja tilaominaisuuksiksi ja sitten rakennus- ja tuotanto-osiksi. Samalla se hinnoittelisi hankkeen ja ilmoittaisi sen ylittävän asiakkaan maksuhalukkuuden. Tilaaja tarkistaisi leikkaussalien simuloidun käytön ja huomaisi, että voisi tehostaa toimintaansa, jolloin käyttöastetta saataisiin nostettua 60 prosentista 75 prosenttiin. Näin ollen leikkaussaleja tarvittaisiinkin seitsemän sijaan enää vain kuusi, jolloin tilaajan tarve ja maksukyky kohtaisivat.
Kaikki tämä tapahtuisi ilman, että suunnitteluun olisi kulunut pahimmillaan vuosia ja itse asiassa jo ennen kuin ensimmäistäkään luonnosta tai suunnitelmaa olisi edes ehditty piirtää.
Strateginen tilamitoitus mukautuu tilaajaan tarpeeseen ja investoinnin määrään
Rakennushankkeen investoinnin on mahdollista olla juuri sen suuruinen, mitä tilaaja haluaa nimenomaisesta rakennukseen sijoittaa ja palvella samalla hankkeelle asetettuja tavoitteita. Simuloimalla käyttäjän toimintaa ja sen asettamia vaatimuksia hankkeen kustannuksista on mahdollista saada arvio samantien kuukausien sijaan. Mikäli arvio on tilaajan investoinnin määrää korkeampi, toiminnallista konseptia kehitetään simulaation avulla niin pitkään, että tilaajan tavoitteet ja investoinnin määrä kohtaavat.
Simuloimalla käyttäjän toimintaa ja sen asettamia vaatimuksia hankkeen kustannuksista on mahdollista saada arvio heti kuukausien sijaan.
Mikäli toiminnan vaatimusten ja tavoitteiden kuvausta ei saada yksiselitteisesti kuvattua, konseptin löytämiseen saattaa perinteisiä keinoja käyttäen mennä vuosia, eikä löydetty konsepti välttämättä palvele tulevaisuuden tai edes nykyhetken tarpeita. Käsittelen kollegani Markus Mikkolan kanssa tilojen ja strategian yhteyttä yksityiskohtaisemmin blogitekstini lopusta ladattavassa oppaassa, jonka tavoite on auttaa sinua onnistumaan strategiassasi määrittelemällä toimintaa aidosti parhaiten palvelevat tilat.
Realaizer, rakennuksen simulaatio toimii juuri edellä mainitulla tavalla. Sairaalan palvelukyky ja toiminnot simuloidaan esimerkiksi leikkauksina, kuntoutuksena, ruokahuoltona sekä prosesseina – kuten 60 000 kappaleena lääkärin vastaanottoja vuodessa. Suunnittelijoille simulaatio kuvaa sairaalan tarvittavina tiloina ja tilaominaisuuksina, ottaen huomioon rakennuspaikan mahdollisuudet ja rajoitteet. Tilaajan ylimmälle johdolle simulaatiomalli tekee sairaalan konkreettiseksi ja mitattavaksi investoinniksi ja ylläpitokustannuksiksi, sekä kuvaa ympäristölle aiheutuvan kuorman rakentamisen ja ylläpidon hiilijalanjälkenä.
Realaizer simuloi sairaalan leikkauksina, kuntoutuksena, ruokahuoltona sekä prosesseina – kuten 60 000 kappaleena lääkärin vastaanottoja vuodessa ja kääntää kaiken alalle ymmärrettävään muotoon.
Rakennuksen simulaatio juontaa juurensa ajattelutavasta: Target Value Delivery, jolla asiakkaan toiminta ja tarpeet tavoitteellistetaan ja kuvataan yhteiseen toimitusketjuun suunnittelijan ja toteuttajan kanssa. Simulaatio luo vertailukohdan suunnittelulle – ja näyttää, miten tavoitteisiin on mahdollista päästä.
Olipa toimintasi millaista tahansa, Realaizerin avulla pystyt simuloimaan toiminnan vaatiman tilatarpeen, investoinnin järkevyyden sekä hankkeen koko elinkaaren päästöt. Saat myös valmiudet kommunikoida tavoitteesi ymmärrettävästi hankkeen muille osapuolille. Lataa itsellesi alta opas, joka auttaa sinua tarkastelemaan toimintojasi strategisessa valossa.
Jos haluat kuulla lisää siitä, miten simulaatio voi auttaa sinua strategisessa tilamitoituksessa, ota yhteyttä asiantuntijoihimme!
