Hankesuunnittelun ongelmat – ja miten niitä voi välttää?

Hankesuunnittelu on harvoin suoraviivaista.  Eri osapuolten kokoaminen yhteisen vision taakse ja sitouttaminen sen mittaamiseen voi olla haastavaa. Usein kokonaiskuva jääkin epämääräiseksi. Toisinaan taas vaivaa ajanpuute ja huolellisen pohjatyön sijaan kiirehditään suunnittelemaan. Tässä tekstissä avaan tarkemmin sitä, mitä ovat mielestäni hankesuunnittelun yleisimmät ongelmat, mitä niistä seuraa ja miten näitä ongelmia voisi ehkäistä.

Rakennushanke vaatii onnistuakseen tavoitteita, mittareita ja käsityksen reunaehdoista. Näiden on oltava ymmärrettäviä hankkeen eri osapuolille ja hankkeen asettajien on sitouduttavat niihin. Ennen projektin alkua tilaajan ja käyttäjän on käytävä dialogia hankkeen yhteisten reunaehtojen ja tavoitteiden määrittämiseksi. Hankesuunnitelmassa nämä dokumentoidaan ja käännetään edelleen suunnittelijoiden kielelle.

Yleisimmät hankesuunnittelun ongelmat

Hankesuunnittelussa aikaa on helppo käyttää vääriin asioihin. Suunnittelu ja suunnitelmien kommentointi on kivaa ja se luo mielikuvaa edistymisestä. Varsinainen suunnittelu aloitetaankin usein ennen hankkeen tavoitteiden ja reunaehtojen perusteellista määrittelyä. Suunnitteluratkaisuja ei tällöin pystytä peilaamaan hankkeen kannalta kriittisiin mittareihin. Keskustelussa puuroutuvat suunnitteluratkaisun kehitystarpeet ja tavoitteiden asettaminen.

Suunnittelijat toki osaavat asiansa, mutta jos selkeät ja mitattavat reunaehdot puuttuvat tai ovat liian epämäärisiä, on lopputulos hankkeen asettajien näkökulmasta enemmän tai vähemmän sattumanvarainen

Myös työkaluja suunnittelun ohjaamiseen puuttuu. Usein aika loppuu ja seuraaviin suunnitteluvaiheisiin siirrytään saatesanoin. Myöhemmissä suunnitteluvaiheissa monimutkaisuus kasvaa, samoin myös haasteet.

Toistuvia tehtäviä, kuten hankkeiden määrittelyä voidaan tehostaa vakioimalla. Tavoitteita yritetään hallita erilaisilla suunnitteluohjeilla. Näissä on vaarana sortua tavoitteiden ja mittarien sijaan suunnitteluratkaisujen määrittelyyn. Suunnitteluohjeistot saattavat olla laajoja, jolloin niiden omaksuminen hankaloituu ja riski keskinäisestä ristiriidasta kasvaa.  Nippelitiedon vyöry hämärtää kokonaiskuvaa ja usein tuhoaa hankkeen joustavuuden ja siten sen kyvyn muovautua ja sopeutua paineen alle. Yhteensovittamattomiin tavoitteisiin ja reunaehtoihin törmätään myöhemmin ja niiden ratkominen hajottaa tekemistä.

Hankesuunnittelun ongelmat tuottavat suunnittelun hukkaa

Hukkaa on ajan ja rahan tuhlaaminen vääriin asioihin. Pahimmillaan suuri suunnitteluryhmä yrittää selvittää hankkeen tavoitteita tekemällä valinnaisilla tiedoilla erilaisia koesuunnitelmia ja hakemalla niihin palautetta. Hyvien ja ymmärrettävien suunnitelmien laatiminen on työlästä.

Myös käyttäjän ja tilaajan aika kohdistuu vääriin kysymyksiin. He joutuvat kommentoimaan suunnitelmia, jotka eivät välttämättä perustu oikeaan tietoon tai ole oleellisia hankkeen onnistumisen kannalta. Hankkeen sosiaalista pääomaa hukataan keskustelun perustuessa enemmän mielipiteisiin. Projektin myöhäisemmissä vaiheissa iteroidaan suunnitelmia kalliisti ja hankkeen arvopotentiaalista realisoituu vain osa.

Kuinka suunnittelun hukkaa voisi estää?

Hankesuunnittelun ongelmia ja hukkaa voidaan ehkäistä palaamalla perusasioihin. Taustatyö kannattaa tehdä huolellisesti ja järkevässä järjestyksessä.

Käyttäjälähtöisissä hankkeissa tulee ymmärtää toiminta, sen tarpeet ja sijaintivaatimukset sekä sovittaa nämä yhteen käyttäjän taloudellisten ja ajallisten reunaehtojen kanssa.

Kohdekeskeisissä hankkeissa on tunnistettava ja valittava toiminnallinen idea paikallisen markkinan ja kohteen mahdollisuuksiin perustuen ja varmistuttava näiden suuruusluokallisesta toteutuskelpoisuudesta

Ilman ennakkotyötä hankesuunnittelua ei kannata käynnistää tai pohjatyö pitää suorittaa hankesuunnittelun aluksi. Hankesuunnittelussa kootaan vielä puuttuvat oleelliset lähtötiedot ja systemaattisesti paljastetaan eri osapuolten ja sidosryhmien tavoitteet ja reunaehdot. Hankesuunnittelija ohjaa osapuolet kohtaamaan omien ja toisten tavoitteiden ja reunaehtojen ristiriidat. Niihin etsitään ratkaisuja, jotta hankkeen tavoitteet ovat yhteiset ja yksiselitteiset.

Rakennushankkeen alussa on hyväksyttävä, että kaikkea ei voi vielä tietää tai päättää ja että hankkeen ulkopuoliset tekijät saattavat vaikuttaa hankkeeseen. Epävarmuuden ymmärtäminen muodostaa kuitenkin perustan sen hallitsemiseen. Hankkeen ominaisuuksien ja epävarmuuksien perusteella suunnitellaan toteutus. Tämän jälkeen hankesuunnitelmalle ja siten myös itse hankkeelle haetaan hyväksyntä. Hankkeella on oltava toimintavapaus hankesuunnitelman asettamissa rajoissa.

Huolellisesti tehty hankesuunnittelu torjuu tehokkaasti suunnittelun hukkaa. Varsinainen suunnittelu aloitetaan vasta, kun tiedetään miksi, mitä ja minne aiotaan suunnitella ja miten suunnittelussa onnistumista mitataan.

Kun faktat ovat pöydällä ja tavoitteet sekä reunaehdot selvillä, voidaan niitä mitata. Näin suunnitteluryhmä voi tehdä itsenäisiäkin johtopäätöksiä ja muuttaa suunnitelmaa kohti tavoiteuraa ennen kuin on myöhäistä. Huolellisesti ja vuorovaikutteisesti laadittu hankesuunnittelu sitouttaa osapuolet yhteiseen päämäärään, jolloin arviointi ja päätökset ovat tukevalla pohjalla.

Hyvät työkalut auttavat ehkäisemään ongelmat

Hankesuunnittelua ja siihen perustuvaa ohjausta voidaan tehostaa sekä laatua ja tuloksellisuutta parantaa oikeilla työkaluilla. Haahtelan Realaizer tukee kattavaa ja riittävän yksityiskohtaista analyysia ja tilaajan todelliseen toiminnalliseen tarpeeseen perustuvaa tarvemäärittelyä. Käyttäjien omilla käsitteillä tapahtuva työskentely tekee prosessista ymmärrettävän ja aidosti käyttäjälähtöisen. Valmiit mallipohjat tehostavat työskentelyä mm. mahdollistamalla fokusoimisen hankkeen erityispiirteisiin.

Samoin rakennuspaikan reunaehtoihin ja tiloilta ja rakennukselta vaadittuun laatutasoon liittyvät tavoitteet voidaan Realaizerin avulla asettaa helposti. Simulaatio pitää yllä päivittyvää tilannekuvaa päätösten seurauksista erityisesti kustannusten näkökulmasta ja auttaa sovittamaan yhteen eri näkökulmia. Näin se myös poistaa tavoiteasetelmaan liittyvää hukkaa. Realaizer myös dokumentoi ja muuntaa keskeiset lähtötiedot automaattisesti suunnittelijan kielelle. Kattava ja yksiselitteinen tilaohjelma sekä tilavaatimukset toimivat suunnittelun lähtötietoina.

Haahtelan Realaizerin avulla pystyt simuloimaan käyttäjän toiminnan vaatiman tilatarpeen, tarkastelemaan erilaisiin budjetteihin sopivia konsepteja ja kommunikoimaan tavoitteesi ymmärrettävästi hankkeen muille osapuolille.